Tagesordnung

Der Vorsitzende der Gemeindevertretung muss schriftlich oder elektronisch unter Angabe der Verhandlungsgegenstände zur Sitzung einladen, wie § 58 Abs. 1 Satz 1 Hessische Gemeindeordnung (HGO) verlangt. Sinn und Zweck der Tagesordnung ist demnach, die zur Verhandlung stehenden Themen der Tagung (= Gemeindevertretung) vollständig und zutreffend bezeichnet^[1] vorab den Mandatsträgern sowie der Öffentlichkeit mitzuteilen. Ein mit „Änderung der Hauptsatzung“ bezeichneter Tagesordnungspunkt wäre zu unbestimmt, denn die Hauptsatzung enthält verschiedene Regelungen.^[2] Damit sollen diese in die Lage versetzt werden, sich auf die Sitzung vorzubereiten und eigene Gedanken dazu zu entwickeln.

Dasselbe gilt für alle weiteren kommunalen Vertretungsorgane: für die Ausschüsse (§ 62 HGO) sowie für den Kreistag und dessen Ausschüsse gemäß der Hessischen Landkreisordnung (HKO). Außerdem gilt es für die kommunalen Verwaltungsorgane Gemeindevorstand und Kreisausschuss.

Es ist die Aufgabe des Vorsitzenden, die Tagesordnung und den Zeitpunkt der Sitzung festzulegen (§ 58 Abs. 5 Satz 1 HGO). Er hat dazu das Benehmen mit dem Gemeindevorstand herzustellen, praktisch mit dem Bürgermeister der Gemeinde; dasselbe gilt für das Verfahren zwischen dem Kreistagsvorsitzenden und dem Landrat. Der Ausschussvorsitzende hat ergänzend das Benehmen mit dem Vorsitzenden des kommunalen Vertretungsorgans herzustellen (§ 62 Abs. 5 Satz 1 HGO). Abzugrenzen ist das Benehmen vom Einvernehmen. Während die einvernehmliche Übereinkunft eine beidseitige Willensübereinkunft voraussetzt, ist das „ins Benehmen setzen“ eine schwächere Beteiligungsform. Der Vorsitzende hat demzufolge zwar mit den zu beteiligenden Personen in den Kontakt zu treten. Er kann jedoch aus sachlichen Gründen von ihren Vorstellungen abweichen. Das Benehmen ist gleichwohl weitreichender als die Anhörung.

In der ersten Sitzung des kommunalen Vertretungsorgans nach der allgemeinen Kommunalwahl lädt nicht der Vorsitzende ein. Infolge der personellen Diskontinuität des Vertretungsorgans verliert er nämlich seine Funktion. Zur ersten Sitzung binnen zwei Monate nach Beginn der Wahlzeit (1. April im Wahljahr) lädt deswegen der Bürgermeister beziehungsweise der Landrat ein (§ 56 Abs. 2 HGO). Dieser legt folglich die Tagesordnung fest. Sie muss zwingend die Wahl des Vorsitzenden des Vertretungsorgans vorsehen.^[3] Weitere Gegenstände kann der Bürgermeister beziehungsweise der Landrat nach dem normalen Verfahren in die Tagesordnung aufnehmen.

In der Geschäftsordnung des kommunalen Vertretungsorgans ist nach § 58 Abs. 5 Satz 3 HGO eine Frist festzulegen, bis zu welchem Zeitpunkt Anträge gestellt werden können (Antragsfrist). Bis zu dieser Frist eingegangene Anträge hat der Vorsitzende grundsätzlich auf die Tagesordnung zu nehmen. Insoweit korrespondiert die Antrags- mit der Ladungsfrist.

Gesetzlich ist als Regel eine Mindestfrist von drei Tagen vorgesehen (§ 58 Abs. 1 Satz 2 HGO). Eine längere Frist ist möglich.^[4] Sachgerecht ist, die Frist so groß wie möglich zu bemessen, um den Mandatsträgern eine sinnvolle Auseinandersetzung mit den Themen auf der Tagesordnung zu ermöglichen. Andererseits sollte die Frist kurz genug sein, damit die Mandatsträger auf aktuelle Angelegenheiten reagieren können. Eine Frist zwischen drei und sieben Tagen vor dem geplanten Sitzungstermin ist in der Praxis üblich.

Die Frist kann in eiligen Fällen durch den Vorsitzenden des Vertretungsorgans auf bis zu einen Tag verkürzt werden. Eine Ausnahme gilt für Wahlen nach § 55 HGO sowie für den Beschluss der Hauptsatzung und deren Änderung: Hierfür sind als Mindestladefrist drei Tage gesetzlich vorgeschrieben. Eilig sind Fälle dann, wenn sie der kurzfristigen Beschlussfassung bedürfen, andernfalls der Gemeinde ein Schaden entstünde oder zwingende Fristen versäumt würden. Auf die Eiligkeit ist ausdrücklich in der Einladung hinzuweisen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, nach § 56 Abs. 1 Satz 2 HGO die Sitzung des kommunalen Vertretungsorgans unter Angabe der zu verhandelnden Gegenstände zu erzwingen. Hierfür ist es nötig, dass mindestens ein Viertel der Mitglieder des Organs den entsprechenden Antrag eigenhändig unterzeichnen. In diesem Falle sind die angegebenen Themen ebenso grundsätzlich auf die Tagesordnung zu nehmen. Eine gleichlautende Regelung ist für die kommunalen Verwaltungsorgane in § 69 Abs. 1 Satz 2 HGO vorgesehen; nicht aber für Ausschüsse der kommunalen Vertretungsorgane.

Es existiert keine gesetzliche Vorgabe, wie die Tagesordnung aufzubauen ist. Üblicherweise wird sie in zwei oder drei Teile unterschieden. Der erste Teil umfasst alle Gegenstände, für die eine einstimmige Entscheidung ohne Aussprache erwartet wird. Sie werden en bloc, das heißt zusammengefasst abgestimmt. Satzungen und Wahlen kommen grundsätzlich dazu nicht infrage. Der zweite Teil umfasst alle weiteren Anträge und Wahlen. Als optional dritter Teil können alle im nichtöffentlichen Teil zu beratende Gegenstände aufgenommen werden. Allerdings ist es problematisch, einzelne Tagesordnungspunkte bereits im Vorhinein als nichtöffentlich zu deklarieren.^[5] Nach § 52 HGO fasst das kommunale Vertretungsorgan seine Beschlüsse in öffentlichen Sitzungen. Zwar kann für einzelne Angelegenheiten die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden. Dies allerdings benötigt jeweils eine individuell zu begründende Entscheidung durch die Gemeindevertreter. Es ist zwar empfehlenswert, voraussichtlich nichtöffentlich zu beratende Gegenstände an das Ende der Tagesordnung zu setzen. Damit müssen Zuhörer nicht abwarten, um nachfolgende Themen verfolgen zu können. Ein pauschaler Ausschluss der Öffentlichkeit durch Tagesordnung ist jedoch unzulässig. Die kommunalen Verwaltungsorgane tagen grundsätzlich nichtöffentlich.

Ebenso wenig ist gesetzlich vorgegeben, in welcher Reihenfolge Anträge aufzuführen sind. Gerecht ist, die Anträge nach ihrem Eingang aufzuführen. Es ist jedoch sachgemäß, beispielsweise zunächst die Beschlussvorlagen des Gemeindevorstands aufzuführen und danach die Fraktionsanträge. Es spricht nichts dagegen, Anträge zum selben Gegenstand nacheinander aufzuführen. Genauso kann es gerechtfertigt sein, den Haushalt angesichts seiner Relevanz an den Anfang der Tagesordnung zu setzen.

Auf der Tagesordnung können die Punkte „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ aufgenommen werden. Sie dienen beispielsweise der Diskussion interner Fragen oder kurzer Mitteilungen. Es dürfen darunter jedoch keine wichtigen Beschlüsse gefasst werden. Die zur Verhandlung und folglich zur Abstimmung stehenden Gegenstände müssen eindeutig benannt werden.^[6] Ein Beschluss zu einer inhaltlichen Frage unter der Bezeichnung „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ entspricht diesem nicht.

Innerhalb der Ladungsfrist kann der Vorsitzende der Vertretungskörperschaft jederzeit die Tagesordnung von sich aus um weitere Verhandlungsgegenstände erweitern. Nach Ablauf der Frist ist eine Erweiterung nur bis einen Tag vor der geplanten Sitzung möglich. Anschließend bleibt es der Gemeindevertretung als Ganzes vorbehalten, die Tagesordnung zu ändern (Dringlichkeitsantrag).

Zu Beginn der Sitzung wird die vom Vorsitzenden versendete Einladung bestätigt. Es ist möglich, sie in diesem Zuge zu verändern. Es können einzelne Punkte von der Tagesordnung abgesetzt werden – sei es durch den Antragsteller oder durch die Mehrheit. Ebenso kann das kommunale Vertretungsorgan die Reihenfolge verändern oder weitere Punkte aufnehmen.

So genannte Dringlichkeitsanträge (Eilanträge) können nur in die Tagesordnung aufgenommen werden, wenn zwei Drittel der gesetzlichen Zahl der Gemeindevertreter dem zustimmen (§ 58 Abs. 2 HGO). Ein ausdrücklicher Beschluss ist nicht notwendig, soweit mit der gesetzlich vorgeschriebenen Mehrheit die ergänzte Tagesordnung beschlossen wird. Notwendig ist diese Hürde, da Dringlichkeitsanträge erst nach der Antragsfrist eingereicht werden. Es besteht deswegen kein Anspruch auf Aufnahme in die Tagesordnung für die Sitzung. Lehnt das kommunale Vertretungsorgan die Aufnahme ab, ist der Antrag jedoch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen.