Schriftführer

Geregelt ist das Amt des Schriftführers in § 61 Abs. 2 Hessische Gemeindeordnung (HGO); es gilt über den Normverweis in § 32 Hessische Landkreisordnung (HKO) entsprechend für Landkreise. Es ist die Aufgabe des Schriftführers, die Niederschrift im kommunalen Vertretungsorgan (Gemeindevertretung, Kreistag), in seinen Ausschüssen, im Ortsbeirat sowie im Ausländerbeirat zu erstellen. Ebenso werden Niederschriften für die Sitzungen des Gemeindevorstands (§ 69 Abs. 2 HGO i. V. m. § 61 HGO) und des Kreisausschusses (§ 42 HKO) durch Schriftführer erstellt. Für die Beiräte nach § 8c HGO und § 8a HKO ist die Wahl eines Schriftführers nicht obligatorisch und richtet sich nach der jeweiligen Satzung.

Die Aufgabe von Schriftführern ergibt sich nicht ausdrücklich aus § 61 Abs. 2 HGO. Allerdings wäre die Wahl eines Schriftführers grundlos, wenn ihm keine Aufgabe zugewiesen wäre. Nach der Definition des Begriffs „Schriftführer“ hat diese Person die hauptsächliche Aufgabe, „im jeweiligen Zusammenhang relevante Tatsachen fortlaufend zu dokumentieren, insbesondere bei Sitzungen, Konferenzen, Wahlen oder Ähnliches das Protokoll zu führen“^[1]. Es ist demnach Sinn und Zweck dieser Funktion, die Niederschrift zu erstellen.

Die vom betreffenden Gremium genehmigte Niederschrift wird schließlich vom Vorsitzenden des Gremiums und vom Schriftführer unterzeichnet und schriftlich ausgefertigt. Bei der Niederschrift handelt es sich um eine öffentliche Urkunde im Sinne des § 415 Zivilprozessordnung, die ihre Beweiskraft nur durch eine Unterschrift erlangen kann.

Gewählt wird der Schriftführer vom jeweiligen Gremium für dessen Wahlzeit. Die Wahl erfolgt nach § 55 HGO grundsätzlich geheim; im Konsens kann allerdings offen per Zuruf oder Handaufheben abgestimmt werden.

Der nach § 61 Abs. 2 Satz 2 HGO wählbare Personenkreis ist nicht auf Mandatsträger beschränkt. Es können ebenso Bürger gewählt werden. Außerdem ist die Wahl eines Schriftführers möglich, der Bediensteter der Gemeinde beziehungsweise des Landkreises ist. Der Bedienstete muss nicht in der jeweiligen Kommune wohnen. So können bei der jeweiligen Kommune beschäftigte Personen selbst dann Schriftführer in einem kommunalen Gremium werden, wenn sie in einer anderen Gemeinde, einem anderen Landkreis oder sogar in einem anderen Bundesland leben.

Eine Abwahl sieht das Gesetz nicht vor. Nach dem Rechtsprinzip „Actus contrarius“ ließe sich jedoch begründen, dass dieselbe Stelle, die eine Wahl vornahm, diese nach denselben Grundsätzen (§ 55 HGO) rückgängig machen kann.

Gesetzlich ist die Anzahl der Schriftführer nicht vorgegeben. Um Verhinderungsfälle abzudecken, ist es deshalb empfehlenswert, mindestens einen stellvertretenden Schriftführer zu wählen. Im Laufe der Wahlzeit können bei Bedarf weitere Schriftführer gewählt werden.

Beim Amt des Schriftführers handelt es sich um ein Ehrenamt nach § 21 HGO. Bürger können demnach die Wahl zum Schriftführer nur unter den Voraussetzungen des § 23 HGO ablehnen. Dazu müssen sie einen besonderen Grund geltend machen, beispielsweise wenn sie bereits mehrere ehrenamtliche Tätigkeiten für die Gemeinde ausüben oder anhaltend erkrankt sind. Anderes gilt für Bedienstete der Gemeinde, die nicht in der Gemeinde ihren Wohnsitz haben – sie können die Wahl ablehnen, da sie keine Bürger in der betroffenen Gemeinde im Sinne des § 21 Abs. 1 Satz 2 HGO sind.

Schriftführer unterliegen der Verschwiegenheit gemäß § 24 HGO. Relevant ist dies für nichtöffentliche Sitzungen. Sofern eine Sitzung öffentlich ist, Tatsachen offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen, gilt die Verschwiegenheitspflicht nicht.

Entsteht einem Schriftführer ein Verdienstausfall, so hat er Anspruch auf finanziellen Ersatz (§ 27 Abs. 1 Satz 1 HGO); außerdem kann er sich die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten gegen Nachweis erstatten lassen (§ 27 Abs. 2 HGO). Des Weiteren kann das kommunale Vertretungsorgan in einer Satzung regeln, dass Schriftführern neben dem Verdienstausfall und den Fahrtkosten eine Aufwandsentschädigung, beispielsweise in Form eines Sitzungsgeldes, gezahlt wird (§ 27 Abs. 3 HGO).

Fraglich ist, ob die Tätigkeit als Schriftführer als Arbeitszeit gilt, sofern dieses Amt durch kommunale Bedienstete übernommen wird.

§ 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt für Arbeitnehmer die maximale tägliche Arbeitszeit von acht, im Ausnahmefall von zehn Stunden. Beenden Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit, müssen sie gemäß § 5 Abs. 1 ArbZG eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einhalten. Dadurch soll die Sicherheit und der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer bei der Arbeitszeitgestaltung gewährleistet werden; die genannten Zeiten beruhen auf arbeitsmedizinischem Erfahrungswissen.^[2]

Da kommunale Gremien häufig in den späten Nachmittags- oder Abendstunden tagen, grenzen sie in der Regel unmittelbar an die tägliche Arbeitszeit an. Nehmen kommunale Bedienstete an diesen Sitzungen teil, werden für denselben Arbeitgeber faktisch weiterhin Aufgaben wahrgenommen. Es kann deshalb zu Konflikten mit der maximalen täglichen Arbeitszeit und, vor allem bei langen Gremiensitzungen, überdies mit der Ruhezeit von mindestens elf Stunden kommen. Zudem wäre § 4 ArbZG einschlägig, der Ruhepausen von 30 beziehungsweise 45 Minuten vorsieht – mit der Folge, dass die Sitzung entsprechend zu unterbrechen wäre, sofern ein Bediensteter als Schriftführer eingesetzt wird.

Zu lösen ist diese Frage über die Rechtsnatur des Schriftführers. Da der Schriftführer ein Ehrenamt im Sinne des § 21 HGO wahrnimmt, ist er währenddessen nicht zugleich als Arbeitnehmer tätig. Das ArbZG ist in diesem Fall nicht anwendbar. Folglich unterliegt der Schriftführer nach der hier vertretenen Ansicht während der Wahrnehmung dieses Ehrenamts nicht dem Direktionsrecht seines Arbeitgebers.

Nichts anderes gilt für Bedienstete, die als Beamte für die Gemeinde beziehungsweise den Landkreis tätig sind. Maßgeblich ist die Hessische Arbeitszeitverordnung (HAZVO): Für Beamte gelten Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 HAZVO) sowie eine Mindestruhezeit von elf zusammenhängenden Stunden (§ 2 Abs. 2 Satz 1 HAZVO). Ein Ehrenamt als Schriftführer begründet jedoch kein Beamtenverhältnis, sodass die Schutznormen in der HAZVO zugunsten der Beamten, genauso wie bei Arbeitnehmern, nicht anwendbar sind.

In der Praxis gewähren die meisten öffentlichen Arbeitgeber ihren Beschäftigten gleitende Arbeitszeiten. Aus Eigeninteresse sollten daher Beschäftigte nach langen Abendsitzungen die Arbeit am nächsten Morgen erst später aufnehmen. Manche öffentliche Arbeitgeber gewähren den als Schriftführer tätigen Beschäftigten überdies als freiwillige Maßnahme einen teilweisen Zeitausgleich, sodass ihnen dadurch zumindest teilweise kein erheblicher zeitlicher Nachteil entsteht.